Największym wyzwaniem współczesnej organizacji jest dobra i poukładana  sprzedaż. Dlatego handlowcy/managerzy sprzedaży mają niesamowicie trudne zadanie przed sobą, aby wytyczać właściwe kroki i określać cele sprzedażowe. Z tyłu głowy każdego skutecznego managera pojawiają się pytania: „jak poprawić wskaźniki biznesowe firmy, jak zwiększyć efektywność pracowników, jak ulepszyć produkt, produkcję itp. Niestety rozwój sprzedaży, jej jakość, efektywność jest wciąż pomijana., lub stawiana niżej w rankingu priorytetów. Cele sprzedażowe wyznacza się na podstawie danych historycznych, handlowcy są zdemotywowani, pozostawieni sami sobie, działają intuicyjnie. Kluczem do poukładanej sprzedaży jest właściwe określenie aktywności sprzedażowej handlowców. Jednak aby tego dokonać, należy wyznaczyć pomocne KPI’s.

Zapanuj nad strukturą swojej sprzedaży!

Obserwacje z rynku pokazują:

1. „Zła sprzedaż to wina rynku” – nieskuteczni sprzedawcy zwykle winę za kiepską sprzedaż upatrują w sytuacji rynkowej, tkwiąc w nadziei, że firma czy dyrektor  zaczeka, aż czasy się zmienią. Niestety czasy się nie zmienią, konkurencja nie zniknie, klient będzie jeszcze bardziej wymagający. Należy zatem upatrywać sukcesu w zmieniającym się świecie, zmieniając swoje podejście do sprzedaży.
2. Spadek jakości sprzedaży – wiele handlowców w organizacji skupia swoje działania na procesach firmowych, np. administracja, produkcja, wysyłka, lecz w całej gamie potrzeb zapominają o tym, za co im płacą: o sprzedaży!
3. Sprzedaż pojmowana jest jako umiejętność a nie proces – idea „urodzony sprzedawca” jest wciąż żywa, lecz wg mojej opinii, idealnych sprzedawców jest może 2% a całej reszcie trzeba poświęcić uwagę i nauczyć ich procesu.

W dzisiejszych czasach wymaga się wyników, oczekiwania są nawet wyższe niż kiedyś. W tym wypadku reagowanie na zmieniający się rynek jest kluczową umiejętnością skutecznego handlowca. Bez tego, ciężko będzie prognozować, osiągać cele, motywować zespół, siebie i co więcej uzyskać pozytywny wynik finansowy firmy. Dla handlowców oznacza to jeszcze większe ciśnienie i oczekiwania względem ich wyników. Niestety często handlowcy zostawieni samym sobie, sami mają być na tyle kreatywni, aby osiągać wyznaczone targety, sami powinni wiedzieć, jakich narzędzi użyć. Przy takich założeniach nie trudno o demotywację, zwolnienia czy rozczarowanie na koniec roku, kiedy „słupki” się nie zgadzają. 

KPI’s (Key Performance Indicators) pomagają zapanować nad procesem sprzedaży!

Wiele organizacji korzysta z KPI’s, które pomagają im mierzyć wyniki, badać sytuację, w której się znajdują. Managerzy i handlowcy, którzy posługują się KPI’s wiedzą też, jak zarządzać swoją sprzedażą, aby wyznaczać właściwy kierunek działań, motywować zespoły i osiągać założone cele. Co więcej, mają większą świadomość obecnej sytuacji, co pozwala szybciej reagować, zanim będzie za późno.

Wyróżniając kluczowe wskaźniki (KPI’s) pomocne na pewno są: Wielkość sprzedaży, marża, ilość klientów, koszty, zapasy itp.) To są wskaźniki, które pokazują stan faktyczny, w którym znajduje się nasza sprzedaż, zysk, czy stan magazynowy. Wartości, które uzyskujemy są wartością historyczną, obliczoną na podstawie aktywności przeszłych.

Skupmy się zatem na KPI’s, które wyznaczają kierunek naszych działań i pozwalają osiągać cele. Te wskaźniki są jak drogowskazy na naszej drodze do celu. KPI’s pozwolą nam wyznaczać aktywności i działania, które należy podjąć i mierzyć, aby osiągnąć zamierzony efekt. 

Przykład KPI’s dla handlowca:

• Ile telefonów powinienem wykonać?
• Ile spotkań należy umówić, aby podpisać umowę?
• Ile wizyt należy odbyć u klienta typu A?
• Jak dużo ofert należy wysłać, aby klient podpisał umowę?

Najlepszym rozwiązaniem jest skupienie się na wszystkich KPI’s. Zarówno tych, które wynikają z działań wstecznych, bo to one dają nam bazę do wyliczeń. Lecz, jeśli chcesz naprawdę zmienić proces sprzedaży i usprawnić swoje działania, skup się również na poszczególnych działaniach. 

Typowe KPI’s wyznaczają target, który każdy handlowiec powinien osiągnąć w określonym czasie. Oczywiście to jeden z najważniejszych drogowskazów każdego handlowca. Lecz co się dzieje w momencie, kiedy target nie zostaje osiągnięty? Jaki jest powód braku wyników? Co powinniśmy zmienić? Jakie wnioski postawić? Nie wiemy.

Dlatego wyznaczanie procesu sprzedaży poprzez KPI’s codziennych aktywności zdecydowanie usprawni pracę zarówno managera jak i handlowca.

1. Nadając kierunek działania usprawniasz monitoring i komunikację handlowiec-maganer

 – KPI’s nadają kierunek działaniom, podkreślają czynności, które gwarantują sprzedaż, pomagają w ocenie rezultatów.  Jeśli wyznaczysz i zrozumiesz czynności, na których powinieneś się skupić, kumulujesz swoją energię i działa we właściwym kierunku.

2. Myśl z ołówkiem w ręku

– Jeśli Twój zespół czy Ty jesteś świadomy tego, jakie KIP’s możesz monitorować, automatycznie będziesz się na nich skupiać. Niestety tutaj potrzebny jest Twój czas i zaangażowanie, aby ustalić KPI’s, które mają nadać kierunek działania.

Od jakiegoś czasu zmienia się zarządzanie sprzedażą w firmach. Managerzy odchodzą od wyznaczania kierunku działania handlowców poprzez targety, lecz skupiają się na codziennych indywidualnych aktywnościach każdego handlowca. Wielkość sprzedaży i budżet to dobra informacja dla udziałowców i właścicieli firm, lecz handlowcy potrzebują czegoś innego.

Wyznacz kierunek poprzez KPI’s:

1. Średnia lejka sprzedaży (np. dni) – dzięki temu wskaźnikowi będziesz miał większą świadomość, które działania Twojego procesu sprzedaży są skuteczne. Posłuży to do lepszej analizy szans i prognozowania. 
2. Konwersja poszczególnych etapów sprzedaży  – pomoże Ci analizować poszczególne etapy i skupić się ewentualnie na wąskim wsparciu, które potrzebujesz Ty czy Twój Zespół. 
3. Ilość zamkniętych transakcji – warto podzielić lejek sprzedaży i przeanalizować ile potencjalnych klientów wpada do lejka, ile jest spotkań a ile z tego podpisanych umów. Ten wskaźnik pomoże Ci lepiej wyznaczać np. potrzeby szkoleniowe czy konkretne działania.
4. Konwersja działań – w tym obszarze możesz mierzyć np. ilość leadów, które musisz wygenerować aby zamknąć sprzedaż; ilość rozmów telefonicznych, które należy przeprowadzić aby umówić się na spotkanie; ilość spotkań, które należy odbyć, aby wysłać ofertę; ilość ofert, które trzeba wysłać, aby zamknąć sprzedaż; itp.

Które KPI’s są dobre dla mojego biznesu?

Aby ustalić i skupić się na właściwych KPI’s należy określić:

– Typy klienta.

– Aktywności sprzedażowe (dotarcie) do poszczególnych typów klienta.

W memencie, kiedy dokładnie zdefiniujesz powyższe zmienne, możesz pracować nad poszczególnymi aktywnościami sprzedażowymi dopasowanymi do Twojego biznesu.

1. Połącz aktywności sprzedażowe z poszczególnymi typami klienta – przeanalizuj aktywności sprzedażowe przy każdym typie klienta. Określ stopień ważności każdej aktywności przy każdym kliencie. Np. niektórzy klienci będą wymagali większej ilości wizyt handlowca.
2. Ustal cele poszczególnych aktywności sprzedażowych – dokładnie określ ilościowo i jakościowo każdą aktywność sprzedażową w rozbiciu na dni/miesiące/rok. W momencie, kiedy ustalisz target aktywności, możesz rozdzielić je na poszczególnych handlowców zgodnie z ich terytorium, typologią klientów itp. 

Przykład:

	Klient A	Klient B	Klient C	Klient D	Nowi klienci
Ilość telefonów	4/mies	4/mies	1/mies	1/kwartał	50/mies
Oferty	2/mies	1/mies	1/mies	1/kwartał	5/mies
Spotkania	1/mies	1/mies	1/kwartał	1/pół roku	10/mies
Wizyty w punktach handlowcyh	1/tydzień	1/mies	1/kwartał	1/rok	–

• Pomyśl o systemie wspierającym działania – to może być CRM czy wewnętrzny system motywujący i monitorujący działania, np. wewnętrzne raporty, tabele.
• Nie zapomnij o monitoringu – aby system działał należy po zaplanowaniu aktywności, wdrożeniu, działaniu, sprawdzić i zweryfikować, ewentualnie usprawnić lub zmodyfikować KPI’s.

Wyznaczanie celu w oparciu o dane historyczne to już przeszłość. To tak, jak prowadzenie auta bez spojrzenia w okno. Sprzedaż się zmienia, handlowcy mają coraz trudniejsze wyzwanie, więc narzucanie targetu bez wyznaczania ścieżki, może stać się demotywujące i niepraktyczne. Niezależnie od tego, jakie KPI’s weźmiesz pod uwagę w swojej firmie, pamiętaj, aby dokładnie analizować poszczególne etapy procesu sprzedaży i na podstawie tych danych wyznaczać KPI’s.